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Como cobrar inadimplências de maneira correta e profissional?

A inadimplência é um problema que afeta a todas as empresas, sejam elas de grande, médio ou pequeno porte. Além de desfalcar o caixa, maus pagadores demandam tempo e estratégias de cobrança. A melhor solução é sempre evitar o atraso de honorários, com um contrato bem estruturado, por exemplo. Métodos bem estruturados de cobrança, também devem ser previstos. Veja algumas técnicas para cobrar inadimplências de maneira assertiva e profissional:

1 – Organização
Antes de iniciar qualquer sistema de cobrança é preciso que o setor esteja organizado e com todas as informações e históricos de pagamentos em dia. O cadastro do cliente atualizado com todas as informações necessárias para que se realize a abordagem. Neste cadastro, devem estar também as informações relativas aos prazos de negociação, com datas, valores e formas de pagamento.

2 – Entrando em contato
Uma vez verificada a inadimplência, o ideal é que a primeira abordagem seja feita em até 3 dias após a falta de pagamento. Esse é um momento importante, pois sabe-se que quanto antes a cobrança ocorrer, maiores serão as chances de recebimento por parte do devedor. Este primeiro contato deve ser feito de forma amigável e com bastante cuidado. Procure se informar se houve algum problema de esquecimento, se a empresa deixou de pagar por algum motivo específico ou se trata de um caso mais sério. A conversa pode ser feita via telefone ou por e-mail e ter um tom de lembrete, para evitar que o relacionamento seja prejudicado. Todas essas informações e tentativas de entrar em contato devem ficar devidamente registradas.

3 – Segunda tentativa de contato
Nos casos em que a primeira conversa não resultou no pagamento em até sete dias, é interessante reenviar o e-mail com o boleto de cobrança em anexo. Neste momento também é importante manter um tom cordial e objetivo, sem ameaças.

4 – Contato direto
Após as seguidas tentativas de cobrança por meios digitais, é preciso adotar uma outra abordagem que se refere ao contato direto com o cliente. Neste momento é importante se certificar se os e-mails foram recebidos e se há previsão de pagamento. A conversa deve ter um tom objetivo e profissional, mas é bom que o cliente perceba que as intenções de cobrança estão buscando soluções para ambos e que estão dispostos a ajuda-lo na realização do pagamento, oferecendo prazos e condições negociáveis.

5 – Carta de cobrança
A carta de cobrança é um recurso que pode ser utilizado nos casos em que a inadimplência já tenha chegado ao prazo de 30 dias. A carta deve informar a situação pendente na qual o cliente se encontra e o aviso prévio de suspensão dos serviços. Como a carta serve como um registro formal de cobrança, é necessário que ela esteja devidamente registrada com carimbo ou logotipo da empresa, de preferência em papel timbrado. Neste registro pode-se explicitar a possibilidade de incidência de multas por atraso de pagamento e suspensão dos serviços. No documento, apresente alternativas para o cliente entrar em contato e realizar uma negociação. A carta deve ser formalmente assinada pelo setor de cobranças da empresa.

6 – Suspensão dos serviços
Se o pagamento ainda não tiver sido efetuado no decorrer de 60 dias, é possível fazer a suspensão total dos serviços prestados. Tudo isso deve ser registrado formalmente por meio de carta ou e-mail.

7 – Agradecimento

Mesmo com a finalização dos serviços o atendimento cordial se faz necessário. Em cada um dos contatos efetuados é importante agir de forma educada e agradecendo sempre ao final de cada tentativa.

Essas são estratégias que podem ser adotadas não somente para realizar a cobrança, mas também para manter a imagem da sua empresa como uma organização séria e respeitosa. Não se deve fechar as futuras possibilidades de negociação, se o momento que o cliente está passando o tenha levado a ser inadimplente temporariamente. Mantenha as portas abertas para que após os pagamentos efetuados possam se realizar novas negociações mediante um novo cenário.

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